Parliamo di Servizi

Durante il Negotiorum Fucina sono tanti gli spunti di riflessione e i concreti suggerimenti di miglioramento del business.

Ecco alcune suggestioni colte durante gli incontri, in attesa dell’appuntamento di quest’anno…

Settore facility, ICT e servizi e servizi Gestione Appalti e Facility – Fata

Le tappe fondamentali del processo di gestione degli appalti sono:

• raccolta e valutazione della documentazione «obbligatoria» per adempimenti normativi e DL.81/08;

• definizione dei contratti con tariffazione a prestazione e non in economia;

• analisi e comparazione dei costi con tassi orari coerenti con le retribuzioni minime CCNL;

I punti di attenzione su cui focalizzarsi sono:

• rischi in solido;

• cooperative, dipendenti/soci;

• raccolta documentazione per consorzi e subappalti;

• controllo documentale e sostanziale;

• semplificazione

   

Gestione Appalti e Facility – Cofely

Per ridurre i rischi è importante gestire con attenzione la qualificazione preventiva dei fornitori, le clausole contrattuali e, a prestazione avvenuta, il monitoraggio e la valutazione del lavoro.

Sono tuttavia importantissimi anche i controlli sul campo, nello specifico le visite comportamentali di sicurezza e la figura del gestore del contratto (funzione utente e incaricata dei controlli); tutto sempre tenendo in grande conto l’obiettivo incidenti zero e l’innovazione della relazione che si declina in: comunicazioni (mailing, eventi, concorsi), best supplier (bonus per contributo alla performance del business) e sensibilizzazione alla sicurezza.

E’ però fondamentale assumere la prospettiva di chi si focalizza sulla definizione di un contratto orientato alle prestazioni attese, definendo: descrizione dei servizi (Capitolato, SOW), sistema di misurazione, KPI, SLA-Service Level Agreements, contratto a obiettivo vs contratto prescrittivo.

Digitalizzazione processi di acquisto- MSC

La completa digitalizzazione dei processi di acquisto ha consentito di conseguire una maggior efficienza e una tangibile riduzione delle tempistiche di processo per la gestione dei punti di fornitura diffusi in diverse regioni del mondo, della stagionalità e delle 12 location nonché la gestione dei test forniture eseguiti dagli chef di bordo,

La gestione di Price Agreement e Price List.

Fonia Mobile: negoziazione e cambio provider – Eaton

Questa possibilità offre il vantaggio di garantire forti opportunità di cost reduction (anche -50%):

1. se sviluppata in seguito a un’analisi dei costi, del modello di consumo e del mercato che includa le opportunità offerte dai fornitori concorrenti;

2. se accompagnata da una costante verifica e controllo fatture (errate e non coerenti con il contratto) e degli utilizzi impropri (evitare/controllare);

3. se affiancata dall’utilizzo di terze parti specializzate a supporto e da un monitoraggio e andamento dei costi a consuntivo.

La gestione dei viaggi d’affari

È possibile coniugare la riduzione dei costi con la salvaguardia della qualità:

• attraverso una buona gestione della Travel Policy/Modello di Consumo (viaggio)

• attraverso un buon SBT-Self Booking Tool per indirizzare al meglio i processi e le compliance;

• valutando sempre con attenzione se utilizzare gli utenti o pool segretariali (SBT come discriminante di scelta?);

• chiarendo e defininendo il servizio atteso (regole di ingaggio);

• operando una gestione oculata delle convenzioni aziendali dirette;

• sviluppando una valutazione dei Total Cost nella valutazione della convenienza.

Verticalizzazioni SAP negli acquisti

I sistemi SAP ed ERP diventano sempre più una scelta obbligata: il percorso da portare a termine al riguardo è quello che parte dal «subire», passando per il «gestire» e il «pilotare», per infine arrivare

al «progettare».

Gli svantaggi/rischi da evitare sono soprattutto: rigidità, allungamento dei tempi e flessibilità limitata per gestione dei campi e dei tempi. Particolare attenzione va posta sulla gestione della società di consulenza che segue l’implementazione, sul contenimento dei carichi di attività amministrative e sull’evitamento di personalizzazioni eccessive (costi, complessità e rigidità).